LE CORONAVIRUS OU LA NÉCESSITÉ DE LA DIGITALISATION DANS LE TELETRAVAIL ?

Le coronavirus est un sujet plus que d’actualité et qui amène forcément des remises en question sur le monde du travail !  

Là où le coronavirus sévit, le télétravail prend de l’ampleur, ou voit ses premiers jours. On peut même dire que le coronavirus va accélérer la transformation digitale des entreprises  !

En effet, plutôt que de devoir se mettre en arrêt pour garder les enfants, ou prémunir nos collègues d’une éventuelle contagion, beaucoup de salariés se voient aujourd’hui proposer de travailler de chez eux.  

Les entreprises sont-elles prêtes pour le télétravail ?  

Cela fait appel à une réelle organisation : échanges par mail, conf call ou téléphone, suivi des performances des employés, management des projets à distance… Une réelle dynamique doit se mettre en marche pour affronter cette sombre période, où chaque employé doit faire preuve de rigueur et d’autonomie pour réussir ce challenge ou juste survivre à cette passade qui fait mal à l’économie des entreprises (grosse pensée à nos amis qui travaillent dans l’événementiel).  

Dans le dispositif d’urgence que nous vivons, on vous propose nos astuces pour vivre sereinement le travail à la maison !  On vous rappelle au passage que KonexUp a son siège à Mulhouse, réputé pour être un foyer du virus, donc on se sent un peu concerné. 

Planifier vos horaires de télétravail 

Et pour vous tout commence par quitter votre lit ! Facile ?  

Et bien non ! Quand on travaille de chez soi ce n’est pas toujours simple de se motiver, surtout si les enfants sont à la maison !  

Commencez par vous fixer des horaires de travail assez précises, comme si vous y étiez ! Non, vous n’avez pas toute la journée pour faire cette unique tâche ! Fixez-vous des plages horaires pour vous challenger dans la journée, le but étant d’effectuer une tâche dans un temps défini pour être tout aussi performant que nous pourrions l’être au bureau.  

C’est le moment de mettre en pratique les horaires que vous pensez être faites pour vous ! Vous êtes plus du matin ? Vous avez toujours rêvé de commencer votre journée de boulot à 6h, parce que vous êtes plus productif le matin de très bonne heure ? Alors essayez, c’est le moment ! Quand viendra l’heure du bilan, vous pourrez montrer vos résultats à votre manager pour le convaincre de faire évoluer ces horaires.  

Vous êtes peut-être cette personne qui est plus productive en fin de journée ? Ce qui compte c’est que vous trouviez votre meilleur rythme pour être productif, tout en pouvant travailler avec les collègues à distance.  

Trouvez votre endroit  

Le cerveau a besoin d’un environnement propice au travail, et l’image de votre chez vous douillet en est souvent à l’opposé. N’hésitez pas à essayer différents endroits pour trouver votre pièce de travail idéal. Parfois le cerveau a besoin de changement pour être plus productif, si vous sentez qu’une pièce sature votre concentration, n’hésitez pas à changer, vous constaterez que, comme par magie, votre attention reviendra.

Faites autant que possible la chasse aux éléments perturbateurs : privilégiez les lieux avec une acoustique adaptée pour ne pas être dérangé par les bruits extérieurs; évitez d’être trop près des fenêtres qui portent sur la rue avec beaucoup de passage ou animation (normalement c’est plutôt calme en ce moment).

Fixez-vous des objectifs  

On recommande 3 objectifs dans la journée pour ne pas se perdre en chemin (bien sûr il convient de détailler l’objectif et son ampleur, ce chiffre reste à mettre dans son contexte et à adapter à votre métier). Notez-vous sur une todo list vos 3 objectifs de la journée. Le but étant d’avoir une ligne directive à suivre pendant votre journée.  

Comme au travail, les objectifs à définir doivent dépendre des priorités et des deadlines (surtout si vos travaux sont attendus par les collègues ou le client qui ne peut pas avancer sans votre délivrable). 

Et bien sûr les objectifs doivent rester SMART, télétravail ou pas ! 

  • Spécifique  
  • Mesurable  
  • Acceptable ou atteignable  
  • Réaliste  
  • Temporellement défini  

Utilisez les bons outils 

KonexUp vous propose quelques outils pour être efficace dans cette mise à l’épreuve.  

Commençons par les outils de travail collaboratifs à privilégier (nous précisons que nous ne sommes pas sponsorisés et qu’on ne vous fait que part des premiers qui nous sont venus à l’esprit… et puis les deux premiers sont gratuits en mode freemium donc ça ne coûte rien de les tester !) :  

SLACK : 

Slack est une plateforme collaborative qui permet de remplacer les e-mails et de faciliter les échanges entre les membres de votre équipe. 

Cela permet de privilégier la manière naturelle qu’ont les gens de travailler ensemble tout en étant à distance. Slack permet de créer des espaces de travail par « groupe » et de pouvoir inviter des collaborateurs à rejoindre ces derniers.  

Trello : 

Trello est un outil de management de projets qui consiste à diviser un projet en plusieurs tâches et sous-taches. Chaque tâche peut être affectée à un ou plusieurs collaborateurs, avoir des délais de réalisations, des étapes, et des commentaires pour partager les difficultés en équipe et tenir informé son manager à distance, qui sera rassuré de voir que vous travaillez bien (entre deux parties de League of Legends … ou pas). L’outil peut même proposer du partage documentaire, ou se connecter avec des fichier Google Drive. 

Google Drive : 

Dans la suite Google (c’est-à-dire offert avec votre compte Gmail ou autre boite Google), vous avez la possibilité de stocker et partager à qui vous voulez les fichiers de votre choix. 

Notamment l’équivalent de la suite Office (vous pouvez d’ailleurs transformer en un clic vos fichiers Word ou Excel vers ce format) vous est offert avec la possibilité d’héberger ces fichiers sur le Cloud et même de travailler à plusieurs dessus en même temps. 

TEAMS : 

Teams fait partie de la suite Office 365 et permet d’avoir des échanges de conversations par groupe de travail avec partage de documents et éditions collaborative.   

L’avantage avec Teams c’est la possibilité de partager des fichiers Excel, Word et de pouvoir les modifier en live avec son collaborateur (tout comme Drive, mais avec les échanges conversationnels en bonus). Être efficace tout en étant chez soi ! 

Skype : 

On cite celui-ci mais il y en a plein d’autres (Hangout, Whatsapp, Discord, Messenger, Leaf …). 

L’idée est d’avoir un outil qui, couplé à une webcam, vous permettra de maintenir vos réunions ! 

En plus ces outils vous proposent généralement le partage d’écran, ce qui permet de montrer les tableaux de résultats, les présentations Powerpoint, …, sans avoir un collégue qui vous cache la vue. Et si les enfants sont bruyants derrière, vous pouvez toujours mettre un casque et couper le son de votre micro en un clic (pour empêcher les enfants de faire des bêtises, mettez-leur la console ou un dessin animé, une autre forme de solution digitale 😉). 

Le modèle de management vous convient-il ?  

Le passage au télétravail implique des ajustements managériaux et d’outils pour gérer efficacement les équipes à distance. En effet, votre entreprise a-t-elle fait au préalable une phase d’expérimentation ? Le but étant que l’entreprise s’assure que tout fonctionne correctement, et même qu’elle gagne en productivité. Ce test imposé par le virus est quelque part une bonne opportunité, et vous aurez juste des ajustements à faire pour gagner en agilité et productivité.  

Maintenant que vous êtes efficace de chez vous, qu’en est-il de votre entreprise ? 

Il est évident qu’une entreprise qui n’a pas encore passé le stade de la transformation digitale risque d’être confrontée à une réelle problématique pour utiliser et faire utiliser des solutions adaptées au télétravail.

Si cet épisode Coronavirus n’est que passager, il reste que la question de la digitalisation sera toujours un sujet de préoccupation de plus en plus fort dans les prochains temps (outre les prochains virus ou diverses catastrophes, les questions de productivité, de risque d’ubérisation et d’écologies resteront toujours là). N’hésitez donc pas à nous consulter pour vous accompagner dans ce changement, ou vous aider à trouver les profils pour le mener.

Article coproduit par Marjolaine et Xavier-Noël de KonexUp.