Comment optimiser son télétravail

Télétravail : ou comment adapter l’organisation des entreprises en période de crise sanitaire

Le télétravail était déjà un sujet de plus en plus récurrent dans le monde des RH avant la crise du COVID19, mais avant c’était davantage une revendication des salariés, souvent mal perçue par l’employeur, qui préfère favoriser un travail d’équipe en présentiel (et/ou s’assurer que le collaborateur est bien consacré à ses missions et pas en train de flâner sur les réseaux sociaux ou sur Fortnite).

Puis le Coronavirus est arrivé, et a forcé les entreprises à s’adapter du jour au lendemain. Toutes les entreprises n’ont pas été confrontées avec le même niveau de difficultés selon la maturité, et les outils / formation qu’ils ont pu mettre en place avant l’arrivée du COVID19.

Comme on vous l’expliquait dans notre dernier article, le coronavirus a poussé l’accélération de la digitalisation des entreprises, en la rendant nécessaire. Aujourd’hui, on a voulu revenir dans cet article plus dans le détail sur les problématiques liées au télétravail et surtout comment y être plus performant et bien le vivre.

A qui s’adresse le télétravail ?

Si le terme de télétravail est à la mode, il ne peut pas s’appliquer à tous les métiers.

Pas de débat sur les métiers impliquant une présence impérative sur site où il faut travailler la matière, installer de l’équipement dans un lieu donné, … impossible de faire ça à distance. Pour vous il faudra redoubler de vigilances dans la mise en place des gestes barrières et sanitaires.

A l’opposé, à partir du moment où le travail se fait exclusivement sur un ordinateur, à partir du moment où les documents et outils sont accessibles via le cloud, il y a peu d’arguments pour l’employeur pour empêcher le télétravail.

Les discussions sont plus ouvertes sur les postes impliquant une forme de relationnel, et le parfait exemple des commerciaux. En fonction du domaine d’activités, et aussi des interlocuteurs, le remplacement du contact humain par la conférence téléphonique sera plus ou moins accepté ou apprécié. On note toutefois que globalement, par la force des choses, beaucoup de personnes par le passé réfractaires, ont pu apprécier ce nouveau mode d’échanges et sont prêts à le privilégier. Après tout, c’est aussi un bénéfice écologique et surtout de temps que de faire des échanges en visioconférence plutôt qu’en se voyant réellement.

A vous de poser le pour et le contre avec vos collègues, fournisseurs et clients : est-ce que vous vous êtes accommodés aux relations à distance ? Ou avez-vous besoin de ce contact en réel, malgré les contraintes et risques liées au virus ?

Mais la condition sine qua non pour effectuer le télétravail est d’avoir le matériel nécessaire (PC, connexion Internet) et les logiciels et outils (Cloud, licences, …). Vous n’êtes pas encore équipés ou formés ? Vous avez constaté des difficultés encore non résolues lors du confinement ? C’est le moment de mettre en place les outils et formation pour être parfaitement opérationnel pour la suite, outre ceux qui maintiennent le télétravail, nous ne sommes pas à l’abri d’un nouveau confinement (deuxième vague, nouveau virus, autre contrainte pouvant imposer le télétravail).

Comment se créer les bonnes conditions de télétravail

Nous ne voudrions pas faire de généralités, tout le monde n’est pas égal face au télétravail, que ce soit pour des raisons de différences d’âge, d’habitude d’utilisation de l’informatique, de configuration de domicile, de la présence de femmes / enfants / animaux / voisins bruyants, des missions à effectuer … mais pour autant il y a des bonnes pratiques communes qui améliorent l’efficacité des télétravailleurs et c’est celles-ci que nous vous partageons aujourd’hui.

Aménager la séparation vie privée / vie pro dans le télétravail

J’ai mis ce point en premier car l’équilibre vie privée / vie pro peut être menacé par le télétravail. Être dans un cadre perso pour faire une activité pro peut à la longue, être très perturbant et créer des séquelles psychologiques pour la suite de la vie professionnelle.

Nos conseils : adapter votre planning pour bien prévoir les moments consacrés au travail, et ceux à la famille et au loisir. Faites le nécessaire pour appliquer à la lettre ces horaires (les prochains points rentrent plus dans le détail). N’oubliez pas par ailleurs que vous n’êtes pas censé travailler lorsque vous n’êtes pas dans vos horaires de travail, tout comme vous n’êtes pas censé faire un footing ou regarder des séries Netlflix dans vos horaires de travail.

Créer un espace adapté au télétravail

En fonction de l’aménagement de votre domicile, différentes solutions :

• si vous avez une chambre d’amis ou un bureau à part pour l’informatique, il vous suffira de le consacrer au professionnel. Votre cerveau assimilera plus facilement ce lieu comme votre nouveau lieu de travail.
• si votre espace de travail est concomitant à votre espace personnel (PC dans le salon ou espace de vie commun), définissez une zone dans cette pièce consacrée aux activités professionelles.

Ensuite adaptez votre bureau en conséquence, si les photos des proches restent tolérées, comme au bureau, faites en sorte que tous les outils présents sur votre espace de travail soient purement professionnels ou aient une utilité pour votre travail.

Vous avez des dossiers papiers ? Aménagez votre espace de travail comme au bureau. A l’inverse, ne faites pas traîner les courriers personnels sur le bureau (surtout si c’est des factures personnelles, c’est déprimant !).

Isoler tout ce qui peut détourner votre attention

Avec le recul que vous avez déjà, identifiez tout ce qui a pu détourner votre attention dans vos débuts en télétravail : enfants, animaux, téléphone perso, notifications Facebook ou Discord (sauf si vous les utilisez à fin professionnelle), … et regardez comment vous pouvez éviter qu’ils ne vous perturbent.

Pour les enfants, cela dépendra de leur âge et activités, l’idéal étant qu’ils aient pu reprendre l’école ou la crèche. Sinon, pour les plus mûrs, passez des accords, récompensez-les s’ils ont joué sagement, ou limitez les gains (temps d’écran, sucreries, passage chez Mamie) s’ils troublent votre temps de travail. Pour les plus jeunes, le mieux est de les faire garder, vous organiser avec votre conjoint et autres proches. Si tout cela n’est pas possible, acceptez que vous devrez vous consacrer à eux et négociez l’activité partielle avec votre employeur en fonction des possibilités de garde. Ne tombez pas dans la facilité ou la punition : les laisser passer trop de temps sur les écrans peut les abrutir; les réprimer alors qu’ils étaient juste un peu bruyants pourrait créer une incompréhension de leur part et ils pourraient se sentir mal-aimés ou incompris.

Si vous avez un téléphone perso, coupez-le, ou à minima coupez le son ou les notifications inutiles.

Vous êtes deux conjoints à devoir télé-travailler dans un endroit partagé ? Mettez-vous d’accord sur les horaires où vous passez les coups de fil et conf-call pour ne pas vous perturber l’un l’autre.

Faire des étirements régulièrement

Vous avez constaté que vous faites (encore) moins de sport depuis le confinement ? Ce n’est pas du qu’aux fermetures des salles de sport (de toutes façons vous n’y alliez pas 😒) mais aussi aux petites activités à tendance sportive que vous pouviez faire comme la marche pour aller au travail ou même dans les bureaux, dans les escaliers, les aménagements de bureaux, les préparations de salle pour les réunions, …

Déjà sans télétravail, on déplore le peu d’activités sportives au travail, alors que plusieurs études montrent que quelques étirements simples et réguliers peuvent éviter de nombreuses douleurs musculaires et même augmenter votre espérance de vie.

Planifiez donc régulièrement des pauses-étirements dans la journée et ne les négligez pas, la détente que cela vous procurera plus de bénéfice pour votre productivité que de vous priver de cette pause pour espérer finir plus vite ce dossier sur lequel vous bloquez déjà depuis plusieurs heures.

L’enjeu de la santé et du bien-être au travail est de plus en plus préoccupant et a vu l’émergence d’applications comme Etireo pour vous aider à organiser des activités physiques adaptées à votre travail.

Conserver le rythme

Il est tentant en télétravail de se lever plus tard, s’accorder plus de pauses, … mais là encore cela peut engendrer de mauvaises habitudes et nuire à votre productivité globale.

Au travail, vous aviez des horaires définies, tachez de les respecter en télétravail ! Vous pouvez éventuellement profiter de la situation pour légèrement les modifier, en accord avec votre employeur pour que vous restiez disponibles aux moments où vous devez l’être pour vos clients et collègues, mais dans tous les cas, définissez-les clairement et respectez-les.

Et même si vous êtes en activité partielle, ne tombez pas dans l’oisiveté, cela pourra être difficile d’en sortir lorsque l’activité reprendra. Faites des activités extraprofessionnelles, des formations en ligne, … mais forcez-vous à garder un rythme de travail pour être prêt à repartir de plus belle !

S’habiller comme au travail

Toujours pour éviter les mauvaises habitudes et respecter le cadre de travail, éviter de télé-travailler en pyjama ou short/marcel (c’est d’autant plus vrai si vous animez des conf calls ⛹️‍♂️). Si la tenue ne fait pas le moine, le fait de porter vos vêtements de travail met votre corps et votre esprit en conditions de travail.

Maintenir les relations avec les collègues, fournisseurs et clients

Même avec le déconfinement, la distanciation sociale reste de mise et vos rendez-vous et réunions physiques ont vu leur rythme très amoindri par rapport au monde d’avant. C’est le moment de prendre des nouvelles de vos proches « professionnels », votre relation sera d’autant plus renforcée que vous avez fait cette démarche.

Pour les collègues, les « e-cafés » ou « e-after-work » sont à organiser et il faut faire l’effort d’y participer. Paradoxalement, certains collègues se sont davantage vus pendant le confinement qu’avant à l’aide de ces solutions. C’est un excellent moyen de prendre des nouvelles et de maintenir une vie socio-professionnelle élevée.

Participer à des webinars

Nous ne sommes pas prêts de participer à des conférences comme avant, mais les webinars ou webconférences sont d’autant plus attractifs.

Et franchement, il est beaucoup plus confortable de prendre des notes ou de poser des questions via son PC que lors d’une conférence en réel. On déplorera bien sur les moments d’avant et après qui sont excellents pour le networking et difficilement dématérialisables, mais en revanche le webinar est un format idéal pour se former et identifier des acteurs spécialisées sur des sujets.

C’est d’ailleurs l’occasion de penser à organiser les vôtres ! Les audiences sont particulièrement fortes dans ce contexte, si tant est que vous avez trouvé un sujet qui intéresse vos cibles et qui n’a pas déjà été sur-médiatisé.

Organiser les pauses de manière professionnelle

On insiste sur l’importance du respect de votre planning, et cela inclue aussi les temps de pause. Cependant, contrairement aux pauses au travail qui se font dans un cadre professionnel et avec les collègues, là vous serez chez vous, et facilement tenter de profiter des loisirs que vous pourriez faire chez vous. Bannissez ces mauvais réflexes, essayez plutôt de reproduire les pauses comme vous les faisiez au travail, en prenant un café, en parlant ou chattant avec vos collègues sur des small talks, …

Quant aux pauses déjeuner, c’est peut-être l’occasion de les modifier : les raccourcir pour ceux qui peuvent désormais déduire le temps de route qu’ils passaient avant pour rentrer chez eux ou attendre au restaurant, ou à l’inverse les augmenter si vous voulez prendre le temps de bien cuisiner ou de faire une vraie coupure dans le milieu de la journée.

Gérer le stress

Sur ce point, nous ne sommes pas tous égaux, mais la recrudescence du télétravail, couplée à l’angoisse généré par le virus et la probable crise financière qui s’ensuit, est génératrice d’un stress intense chez les salariés.

Il existe plusieurs solutions pour apprendre à identifier puis gérer votre stress, mais il s’agit d’un sujet à part entière et c’est pourquoi je préfère vous rediriger vers l’article de Viviane Treffe sur la gestion du stress dans un contexte de crise.

Sur ce point nous attirons particulièrement l’attention des managers : la distance imposée par le télétravail peut rendre compliquée l’identification des facteurs de stress dans vos équipes, c’est pourquoi il est important de régulièrement les appeler et se soucier de leur santé. N’hésitez pas si besoin d’aider à faire appel à des spécialistes de la gestion du stress pour vous accompagner.

Faire le bilan

Voilà déjà plus de deux mois que le télétravail s’est développé, quel bilan en avez-vous fait ?

On vous invite à commencer vos journées de télétravail en vous fixant des objectifs SMART (cf notre précédent article sur le télétravail) adapté à ceux que vous auriez pu vous fixez dans des conditions de travail au bureau, et faire le point à la fin de votre journée : avez-vous réussi à faire vos objectifs ? Avez-vous pu faire plus ? Qu’est-ce qui vous a perturbé dans l’exécution de vos missions ?

Plusieurs études avancent que nous sommes plus efficaces en télétravail (Keljob annonce sur son site que les télétravailleurs sont en moyenne 22 % plus productifs), il est donc probable que vous ne fassiez pas exception à la règle.

Une fois nos recommandations appliquées et les nouvelles habitudes en place, il est probable que vous souhaitez conserver, au moins partiellement, votre activité en télétravail. Cela tombe bien car le télétravail reste recommandé aujourd’hui, même alors que le gouvernement vient d’annoncer la seconde phase du dé-confinement, et nous ne sommes pas à l’abri d’une autre crise sanitaire, ou même écologique).

Télétravail et monde d’après-COVID

La crise sanitaire que nous vivons depuis mars 2020 nous a amené à beaucoup de réflexion sur comment sera le monde d’après, je vous en recommande une au passage de Michel Klingler.

Si la réalité économique et les mesures prises par les grands gouvernements mettent en doute un profond changement, ce changement reste possible au niveau personnel et entreprise. Et le télétravail est probablement une solution qui va percer après ce test forcé.

Posez-vous donc bien cette question du bilan du télétravail pour repenser vos modes de fonctionnement et contribuer à votre productivité, mais aussi et surtout aux précautions sanitaires et écologiques !

Plus que jamais, profitez de ce moment pour poursuivre votre digitalisation afin de rendre les conditions de télétravail encore meilleures, formez-vous davantage aux outils utilisés, souvent sous-exploités, entraidez-vous (qui n’a pas eu des problèmes de micro ou de son que le collègue sait résoudre), et tout le monde en sortira grandi et plus efficace !